建通新聞社

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私が、現場に勤務していた頃、結論の出ない不毛な会議が繰返されていた経験があります。
「もっと、なんとかならんか」と思ったものでした。

そこで、会議がうまくいく方法をまとめてみました。

１．会議の終了時間を明確にする
時間を決めないと、ダラダラとしまりのない会議になります。しかも、手持ちの仕事をストップして会議を行っていますから、そのダラダラは人件費を垂れ流していることになります。
終了時間を決めて、絶対にその時間に終わるというルールにします。そうすることで、全員が緊張感を持って集中して会議に臨むようになります。

２．会議を責任追及の場にしない
「なぜできないのか」という詰問ではなく「どうすればできるか」という質問をする。
「なぜ」という質問は極めて発展性のない質問です。問われた人は「できない」理由ばかり語りはじめます。そうするとますます「できない」脳ができあがります。「どうすればできるか」という質問を使えば脳は自然に次のステップへ進むことができます。

３．紙に書かせて発言させる
会議でなかなか発言しない人、できない人もいるでしょう。これらの対処として、全体で議論する前に参加者に紙に意見を書かせます。書き出すと自分の意見が整理できます。それを見ながら、会議に参加すれば発言の拒否はできないし、消極的な人も意見を言えます。

４．意見に対していきなり否定しない
意見に対して、まずは、すべて聞くということです。いきなり否定する雰囲気の中では意見が出にくくなります。「いきなりは絶対に否定しない」というルールのもと、どんどん意見を出してもらうことが大切です。意見を出し切ったあとに、評議すればいいわけです。このようにしないと、優れた意見さえも発言を遠慮して埋もれてしまう可能性があります。

これらは会議だけでなく自分自身の行動に当てはめても同じことが言えます。