フリーソフト主義 ＝第18回＝「新しいマイクロソフトオフィスをご利用の皆様へ」
マイクロソフトオフィス2007が発売されてから、1年半以上が経過したため、利用している方々も増えてきたのではないでしょうか。しかし、最新の2007バージョンからは、ファイル形式が変わったため、そのままでは旧バージョンのオフィスソフトで開くことができません。
今回は、そんな最新版のエクセルやワードをお使いの皆様へ、使う上での注意点をいくつかご紹介いたします。
マイクロソフトオフィス2007が発売されたのは、2007年1月のこと。それから1年半以上が経過しました。最新機種のパソコンを購入すると、OSはウィンドウズビスタで、マイクロソフトオフィスはバージョン2007のパーソナル（エクセルとワードとアウトルックがセットになったもの）がほとんどになりました（業務用のOSは未だWindowsXPが多いですが）。私の周りでも、Word2007やExcel2007を使っている方が増えてきましたが、今回の2003から2007へのバージョンアップによって、以下のことが大きく変わりました。
1.ファイル形式が変更
今回のバージョン2007から、ファイル形式が変更になりました。また、それに伴い拡張子（ファイル名の”.”後側）も3桁から4桁になり、最後に「x」が付加されました。
Excel： xls → xlsx
Word： doc → docx
PowerPoint： ppt → pptx
少し難しい話になりますが、これはxmlという形式を利用しています。これにより、他のソフトなどでも、ファイル内の必要な部分のみ(例えば貼付けた画像だけ)を利用することができるようになります(拡張子をzipに変更し解凍すると中身を見ることができます)。また、圧縮形式を利用することにより、今までよりもファイルサイズが小さくなりました。
ファイル形式の変更は良いことばかりではありません。今までのバージョン(2003まで)では、そのままでは2007形式のファイルを開くことができません。これは私の周りでも良く発生しているのですが、Excelのファイルをメールでもらったけど開くことができない。インターネットに接続されているパソコンであれば、開くための変換ソフトをインストールすれば開くことはできますが、同じ形式に保存することはできません。
※そこで、バージョン2007をお使いの方へ、できれば常に旧形式(97-2003形式)で保存することをオススメいたします。他の方が使用する可能性のあるファイルだけ保存時に変更する方法もありますが、常に旧形式で保存する設定にしておいた方が便利です。
=常に旧形式で保存する設定方法(Excelの場合)=
(1)左上「Officeボタン」をクリック
(2)下にある「Excelのオプション」をクリック
(3)左側の「保存」をクリック
(4)「ファイルの保存形式」を「Excel 97-2003 ブック (*.xls)」に変更し、「OK」をクリック
保存時に互換について、警告が表示されますが、業務に使用するようなファイルであれば、影響はほとんどないでしょう。
2.メニューはリボン形式に
メニューの形式が、今までのプルダウンメニューから新しいリボン形式と呼ばれる形式に変更されました。これにより、今まで使っていたオフィスソフトとは操作性が異なります。
しばらく使用して慣れてくれば利用しやすいメニューですが、最初しばらくはメニューを探すのにとまどうかもしれませんし、今までのメニューやツールバーはなくなっていますので、ご注意ください。
古いメニュー形式っぽくするフリーソフトも登場しています
Office 2007 オールドスタイル メニュー アドイン
http://members.at.infoseek.co.jp/dr_admk/o2007oldui/
3.デザインの作成が簡単に
表(セル)やオートシェイプの色合いなど、凝ったデザインが簡単に設定することができるようになりました。また、ライブプレビューと呼ばれる機能(設定したらどのようなデザインになるかを瞬時に仮表示)で、イメージを簡単につかむことができるようになっています。
4.PDF形式での保存が可能に
マイクロソフトが無償で公開しているプラグイン(プログラム)をダウンロードして、インストールする必要はありますが、PDF作成ソフトがなくても、保存時にPDFで保存することができるようになりました。
他にも様々な機能が増えていて、見た目の綺麗な文章や表などを簡単に作成することができるようになっています。色々と試してみてください。
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執筆者プロフィール
「現場主義（建設現場情報サイト）」 山政睦実
